Współpraca z agencją przy oprawie filmowej imprez firmowych i eventów - praktyczny mini poradnik

Organizujesz wydarzenie, które wymaga oprawy filmowej i wybrałeś już agencję, która podejmie się wykonania tego zadania. Zobacz, o czym warto pamiętać, aby Wasza współpraca przebiegła bezstresowo, a efekt końcowy był naprawdę dobry.

Po pierwsze: komunikacja

Fundamentalną kwestią, o której należy pamiętać, to sprawny przepływ komunikacji między Tobą, agencją eventową, obsługą miejsca, w którym organizowane jest wydarzenie i ewentualnymi osobami trzecimi (np. prelegentami przemawiającymi na konferencji). Zadbaj o to, aby każdy miał swój egzemplarz scenariusza eventu, przedstawiający jego dokładny przebieg. Jeśli wprowadzisz do niego jakiekolwiek zmiany, upewnij się, że wszyscy zostali o nich poinformowani.

Skompletuj i udostępnij listę ważnych kontaktów. Upewnij się, że agencja organizująca oprawę filmową/fotograficzną jest w stałym kontakcie z obsługą hotelu/sali eventowej, by jak najlepiej zaplanować sprzęt potrzebny w trakcie eventu (np. dodatkowe oświetlenie czy nagłośnienie).

Po drugie: próba generalna

Na minimum 3-4 godziny przed eventem lub wieczorem dnia wcześniejszego (jeśli event odbywa się rano), zaplanuj próbę generalną. Koniecznie w miejscu, gdzie odbędzie się wydarzenie i ze sprzętem, który będzie w jego trakcie wykorzystywany. Nie ufaj zapewnieniom, że na ostatniej konferencji rzutnik działał, a prezentacja, którą zamierzasz wyświetlić, odtworzy się na dowolnym komputerze. Przetestuj wszystko wcześniej - w razie ewentualnych problemów będzie jeszcze czas, żeby je rozwiązać. Zorganizuj odprawę całego zespołu zaangażowanego w obsługę eventu, upewnij się, że każdy wie, jakie obowiązki do niego należą.

Po trzecie: harmonogram

Już na samym początku współpracy z agencją ustal harmonogram prac. Doprecyzuj terminy, w których każda ze stron powinna wywiązywać się ze swoich obowiązków - np. do kiedy Ty będziesz dysponował ostatecznym scenariuszem eventu, co pozwoli agencji rozplanować pracę lub do kiedy zostanie przekazana Ci relacja filmowa czy zdjęcia z wydarzenia.

Możesz poprosić o dostarczenie części zdjęć zaraz po lub w trakcie eventu (abyś dysponował materiałem dla prasy czy na social media) i wyznaczyć termin na oddanie kompletu materiałów po zakończeniu wydarzenia. Jasne zasady i konkretne terminy pozwolą uniknąć ewentualnych nieporozumień.

Autor: Citymind.pl