Biura wirtualne – czy korzystanie z nich jest bezpieczne?

Jeżeli myślisz o założeniu działalności gospodarczej i współpracy z biurem wirtualnym, to Twoje wątpliwości mogą budzić kwestie bezpieczeństwa. Czy korzystanie z biur wirtualnych jest bezpieczne? Poznaj odpowiedź na to pytanie.

Bezpieczne wirtualne biuro, czyli legalne?

Dużo pytań o korzystanie z wirtualnego biura dotyczy sposobu, w jaki te podmioty są postrzegane przez urzędy skarbowe. Rozwiewając wątpliwości, trzeba powiedzieć, że zarówno z brzmienia aktualnie obowiązujących przepisów, jak i orzecznictwa nie wynika, aby przedsiębiorca nie mógł otworzyć działalności, podając jako adres właśnie biuro wirtualne. Naturalnie, takie biuro musi istnieć i prowadzić legalną działalność (zostać zarejestrowane). Działalność na rzecz spółek i trustów jest działalnością regulowaną i wymaga uzyskania wpisu do rejestru. Jak sprawdzić, czy np. wirtualne biuro we Wrocławiu działa legalnie?

W tym celu warto:

• ● poszukać na stronie internetowej biura danych rejestracyjnych i następnie upewnić się, że jego działalność nie została zawieszona,
• ● sprawdzić opinie, jakie zgromadziło biuro wirtualne – mogą one znajdować się m.in. na firmowej stronie lub w wizytówce Google,
• ● poprosić o wzór umowy i następnie skonsultować go z prawnikiem – to pozwoli wykluczyć niekorzystne zapisy.
• ● Sprawdzić czy firma prowadzącą usługę wirtualnego biura jest wpisana w Rejestrze Na Rzecz Działalności Spółek lub Trustrów https://www.slaskie.kas.gov.pl/izba-administracji-skarbowej-w-katowicach/zalatwianie-spraw/rejestr-dzialalnosci-na-rzecz-spolek-lub-trustow

Czy biuro wirtualne dba o bezpieczeństwo danych?

Wirtualne biuro będzie miało dostęp do Twoich danych. Mowa tu jednak nie tylko o danych, które znajdą się w treści umowy – pracownicy biura wirtualnego mogą otwierać przychodzącą do Ciebie korespondencję, aby następnie ją zeskanować i Tobie udostępnić. Właśnie dlatego kwestię bezpieczeństwa trzeba rozpatrywać szerzej. Wybierasz biuro wirtualne w Warszawie? Dowiedz się, czy:

• ● pracownicy biura są przeszkoleni w zakresie postępowania z danymi, do jakich będą mieć dostęp w trakcie współpracy z Tobą,
• ● system, w którym będą udostępniane dane, ma silne zabezpieczenia – podstawą jest m.in. certyfikat SSL,
• ● biuro stosuje ochronę antywirusową – zapytaj również o stosowane zabezpieczenia, aby mieć pewność, że dane rzeczywiście będą niezagrożone.

Lokalizacja wirtualnego biura a bezpieczeństwo – co trzeba wiedzieć?

Zagadnienie bezpieczeństwa nie sprowadza się wyłącznie do kwestii przechowywania danych – to także pytanie o zabezpieczenia fizyczne. Biuro wirtualne w Katowicach może mieścić się w mieszkaniu lub w biurowcu. W drugim przypadku istnieje szansa, że znajduje się ono pod opieką wyspecjalizowanej agencji ochrony. W biurowcach często kontroluje się zarówno wejścia, jak i wyjścia. Dodatkowo cały budynek może być objęty monitoringiem. To podnosi poczucie bezpieczeństwa pracowników i jednocześnie skutecznie odstrasza osoby niepowołane.

Artykuł partnera